Houd de regie over uw doelstellingen en/of project met behulp van requirements!
Om een verandering of een project succesvol uit te voeren is het voorwaardelijk dat er over een juiste en volledige set van requirements wordt beschikt. Wanneer dit niet het geval is, dan kan het gevolg zijn dat uw doelstellingen niet worden behaald of het systeem of applicatie niet doet wat het zou moeten doen. Daarbij rijzen de kosten de pan uit als u te laat ontdekt dat de requirements onjuist of niet volledig zijn. Gevolg is dat u met ontevreden gebruikers en/of klanten zit, het project te duur wordt en/of niet op tijd klaar is.
Wat zijn requirements?
Of u nou een verandering wil doorvoeren in uw ICT landschap, een (software) pakket wil selecteren uit de markt of wil beschrijven wat uw eigen ontwikkelafdeling moet gaan realiseren, dan doet u dit door uw doelstellingen, eisen en wensen kenbaar te maken. Het formeel vastleggen hiervan, zodat uw leverancier weet wat u nodig heeft, gebeurt met requirements. Kort gezegd zijn requirements dus:
- een beschrijving van u doelstellingen wat u met de verandering of project wil bereiken;
- een beschrijving van de mogelijkheden en voorwaarden die een systeem moet bieden;
- een beschrijving van de mogelijkheden en voorwaarden die een gebruiker nodig heeft voor het bereiken van zijn doel.
Het verzamelen en ontdekken (eliciteren) van requirements, het vastleggen, valideren, het beheer (requirementsmanagament) en het onderhandelen over requirements is het vakgebied van requirements engineering.
Wat kan er mis gaan?
Bij het begin van een verandering of project ontstaan er wensen, eisen en ideeën. Dit is tegelijkertijd ook de start dat u dit goed wil gaan vastleggen en beheren met requirements. Deze requirements bestaan zolang u het systeem in gebruik heeft. Dit kan zelfs tientallen jaren beslaan. Er kan in die tijd een hoop misgaan, wat tot gevolg kan hebben dat het systeem niet meer doet wat u nodig heeft. Diverse onderzoeken, zoals het chaos report van de Standish Group, zijn tot de conclusie gekomen dat de kans op een succesvolle verandering valt of staat met een juiste en volledige verzameling van requirements. Daarnaast speelt de betrokkenheid en hulp die belanghebbende (stakeholders) bieden ook een grote rol. Hieronder worden een aantal praktijkvoorbeelden gegeven van veelgemaakte fouten en valkuilen:
- De requirements zijn niet compleet.
Het resultaat kan zijn dat het systeem niet doet wat u nodig heeft, het mist functionaliteit. Het is daardoor niet of maar deels bruikbaar. - Er worden aannames gemaakt
Aannames zorgen de verkeerde requirements. U krijgt iets waar u niet om gevraagd heeft of er ontbreekt functionaliteit. - Er worden ‘gouden kranen’ of ‘kathedralen’ geleverd.
Goed is goed genoeg. Requirements die niet bijdragen aan uw doelstellingen of aan de functionaliteiten die nodig zijn, is weggegooid geld. - Door projectdruk neemt men het niet zo nauw met requirements
Doordat er snel resultaat behaald moet worden, krijgen de requirements te weinig aandacht. Requirements zijn dan onjuist en onvolledig. Een fout die ontdekt wordt als het systeem in productie staat is 150 keer zo duur om op te lossen dan dat de fout zou zijn gevonden in het begin. - Niet om kunnen gaan met veranderende wensen en eisen gedurende het project
De omgeving verandert, de laatste jaren met een hoog tempo. Het negeren van een veranderende omgeving kan de oorzaak zijn dat het systeem al is achterhaald voordat het in productie wordt genomen.
Hoe krijgt of behoudt u de regie?
Lasat Requirements is van mening dat er in het vakgebied van requirements engineering nog veel te winnen valt. Een aandachtspunt hiervan is het professionaliseren van de requirementsanalist (requirements engineer). Deze rol wordt ook vaak als business/informatie analist, functioneel ontwerper, requirementsmanager aangeduid.
Door daarbij ook te kijken naar het proces en het beheer (requirementsmanagement) van requirements, kan vaak met kleine en snel te maken stappen grote resultaten worden bereikt.
Lees verder over WAT u kan doen om professioneler met requirements om te leren gaan.